RetinaSoft
Hier entsteht die neue Web-Präsenz für die Augenoptikersoftware RetinaSoft.

Vielen Dank für Ihren Besuch.

Alle Jahre wieder... ist eines der bekanntesten Weihnachtslieder. Püntklich zur Weihnachtszeit und zum Jahreswechsel passt dieser Text von 1837 aber auch noch heute. Denn heute ist INVENTUR. Nicht, dass dies Sie jetzt schockieren könnte, aber bei Dingen die man selten macht neigt man dazu, das eine oder andere zu vergessen. Die nachfolgende Beschreibung der Fassungslager-Inventur soll ein wenig dazu beitragen den Ablauf zu erklären.

Menü [Datei] - [Fassungen] - [Inventur]

Die Inventur des Fassungslager ist Schritt für Schritt augebaut. Da sich Step etwas netter anhört, habe ich die englische Variante gewählt.
Wurde noch keine Inventur gestartet, ist in diesem Menü nur Step 1 - Inventur vorbereiten auswählbar, alle anderen Menüpunkte sind deaktiviert.

Step 1 - Inventur vorbereiten

Eine Inventur beginnt mit der Vorbereitung der Fassungslagerdaten. Klicken Sie also mit F7 auf Ändern und stellen die gewünschte Sortierung ein.
Da der Verkaufsraum bei den Optikern unterschiedlich aufgebaut ist, können Sie die Sortierung selbst vornehmen.
Dazu können Sie folgenden Sortierfelder anklicken und per Doppelklick oder Klick auf den Button mit grünem Pfeil nach rechts verschieben:

• Hersteller
• Produktlinie
• Fassungs-Typ
• Fassungs-Form
• Fassungs-Material

Im Anschluss können die gewählten Felder mit gedrückter Maustaste nach oben oder unten verschoben werden. Nicht gewünschte Felder können wieder nach links verschoben werden. Eine einmal gewählte Sortierung bleibt für die nächste Inventur im Übrigen erhalten.

Wählen Sie danach die Art der Inventur.

• IST-Inventur
• SOLL-Inventur

Bei einer IST-Inventur müssen alle Bestände erfasst werden. Bestände die nicht erfasst werden, werden als nicht vorhanden gewertet!
Bei einer SOLL-Inventur geht das Programm davon aus, dass alle EDV-Bestände auch tatsächlich vorhanden sind. Sie müssen dann lediglich die Abweichungen erfassen.

Optional können Sie eine Inventurzählliste drucken. Bitte beachten Sie, dass nach einer gestarteten Inventur sämtliche Informationen auf dieser Maske nicht mehr geändert werden können.
Als Letztes wählen Sie hier das Kalenderjahr der Inventur. Diese Jahreszahl wird benötigt um die automatische Abwertung vornehmen zu können. Eine fehlerhafte Eingabe kann zu unerwarteten Ergebnissen führen!
Speichern Sie dann Ihre Anpassungen und Starten die Inventur mit der F10-Taste.

Beispiel einer Inventur-Zählliste:

Step 2 - Bestände erfassen

W

In obiger Maske können Bestände erfasst werden. Die Sortierung entspricht der gewählten Sortierung aus der Vorbereitung. Im Beispiel wurde die SOLL-Inventur gewählt, die IST-Bestände sind bereits mit den SOLL-Beständen vorbelegt, das Zähldatum entspricht dem Datum der Vorbereitung.

Zur Eingabe der Menge wird immer das IST-Feld unterhalb der Tabellenansicht positioniert. Durch Eingabe der Menge und bestätigen mit der ENTER- oder TAB-Taste wird der Wert gespeichert und automatisch auf die nächste Fassung positioniert.

Bei SOLL-Inventuren (wie im Beispiel) ist es ausreichend, abweichende Bestände zu erfassen. Dazu kann mit der F10-Taste ein Suchfenster geöffnet und die Fassungs-Nummer eingegeben werden. Das Programm positioniert dann auf diesen Artikel und Sie können Ihre Eingabe vornehmen.

Ab Version 13.12.1
Mit der F2-Taste kann in der Maske "Bestände erfassen" eine neue Eingabemaske aufgerufen werden. Diese ermöglicht das sequentielle Erfassen von Fassungen anhand der Fassungsnummer. Solange eine gültige Nummer eingegeben und gefunden wird, wird diese dem Inventurbestand hinzugefügt. Nicht gefundene Fassungsnummer werden mit einer Messagebox und einen Alarmton quittiert. Im Hintergrund ist die letzte Buchung sichtbar, das Erfassungsfenster bleibt im Vordergrund aktiv bis es vom Anwender geschlossen wird.
Die Erfassung ist u.a. auch für Barcode´s optimiert.

Step 3 - Differenzliste

Keine Inventur ohne Differenzen! Aus diesem Grund können Sie im Anschluss der Bestandserfassung eine Inventur-Differenzliste drucken und erneut auf Suche nach verschwundenen Fassungen gehen.

Step 4 - Lagerbewertungsliste (vor Abwertung)

Hier erhalten Sie eine Lagerbewertungsliste vom aktuellen Inventurzustand. Da diese Liste sehr lang sein kann, würde es sich anbieten diese im PDF-Format zu speichern. Dazu benötigen Sie jedoch einen PDF-Druckertreiber. Sprechen Sie mich an, falls Sie Fragen dazu haben.

Step 5 - Abwertung

Eine Abwertung des Lagers kann entweder automatisch oder manuell erfolgen. Für die automatische Abwertung kann obige EK-Veränderungstabelle verwendet werden. Die dortigen Werte sind Beispiele und können von Ihnen mit F7 angepasst werden. Es kann entweder ein prozentualer Abschlag oder eine Abwertung auf einen festen Betrag erfolgen. Beide Optionen beziehen sich immer auf das Einkaufsjahr der Fassung. Aus diesem Grund sollten auch gleichartige Fassungen die in unterschiedlichen Jahren eingekauft und noch am Lager sind, mit eigenen Artikelnummern angelegt werden! Die Jahreszahlen in dieser Ansicht werden automatisch generiert. Mit der Taste F10 starten Sie die automatische Abwertung.

Die Abwertung erfolgt immer vom tatsächlichen Einkaufspreis Ihrer Fassung.

Alternativ können Sie Ihr Lager auch händisch abwerten, bzw. einzelne Fassungen nach Ihren Wünschen ändern. Selbstverständlich kann auch zunächst die automatische und im Anschluss die manuelle Abwertung erfolgen.

Step 6 - Lagerbewertungsliste (nach Abwertung)

Diese Liste entspricht der Bewertungsliste vor der Abwertung jedoch mit neuen EK-Beträgen.
Die Aufstellung erfolgt nach Lieferant und nicht mehr in der gewählten Sortierung damit die Mengen und Summen pro Lieferant ausgewiesen werden können.
Am Ende der Liste erhalten Sie eine Aufstellung über die Gesamtsummen.

Bitte beachten:
Beim Ausdruck handelt es sich technisch bei beiden Bewertungslisten um die gleiche Liste! Der Aufruf erfolgt jedoch im Menü mit unterschiedlichen Bezeichnern. Nach einer Abwertung kann somit die
Lagerbewertungsliste (vor Abwertung) zwar noch gedruckt werden, diese enthält jedoch nicht mehr die Werte vor der Abwertung!

Step 7 - Inventur abschließen

Inventur löschen

Löscht sämtliche Inventurdaten, erfasste Bestände und geänderte Preise werden nicht übernommen.

Inventur speichern

Die erfassten Bestände sowie geänderte Preise werden ins Fassungslager übernommen und werden somit zu aktuellen Fassungslagerdaten.

© SoftArt Inh. Thomas Geißler